DSGVO / GDPR
Datenschutz & DSGVO
Informationen zur Verarbeitung, Speicherfristen und Betroffenenrechte
AresRail ist eine interne Betriebsplattform für Disposition, Personal, Ressourcen und Abrechnung. Diese Seite wird vom Betreiber der Instanz gepflegt und beschreibt, welche Daten in AresRail verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wie Sie Ihre Rechte nach DSGVO ausüben können.
Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das Unternehmen, das diese AresRail-Instanz betreibt. Die vollständigen Firmenangaben (Anschrift, Registernummer, Kontakt) sind im Bereich Einstellungen › Firmendaten hinterlegt und erscheinen auf allen Rechnungen.
Verarbeitungszwecke
- Einsatz-, Schicht- und Ressourcenplanung
- Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung
- Qualifikations- und Schulungsnachweise
- Fahrzeug-, Geräte- und Werkstattverwaltung
- Prüfungen, Störmeldungen und Arbeitssicherheit
- Kunden-, Projekt- und Rechnungsverwaltung
- Benutzerverwaltung, Rollen und Zugriffskontrolle
Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. Beschäftigungsverhältnis (§ 26 BDSG)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen (Handels-, Steuer-, Arbeitszeitrecht)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Nachvollziehbarkeit
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit gesondert erteilt (z. B. optionale Cookies)
Speicherfristen
Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Es gelten folgende Regelfristen:
| Bereich | Daten | Speicherdauer | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Personalakten | Stammdaten, Adresse, Bankverbindung, Qualifikationen | Beschäftigungsdauer + 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zeiterfassung | Kommen/Gehen, Pausen, Projektzuordnung | 2 Jahre (ArbZG), lohnrelevant 10 Jahre | § 16 ArbZG, § 147 AO |
| Lohnabrechnung | Stundensätze, Zuschläge, Bruttowerte | 10 Jahre | § 147 AO |
| Rechnungen / XRechnung | Rechnungsdaten, Kundendaten, Zahlungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 14b UStG |
| Kunden & Ansprechpartner | Name, Rolle, E-Mail, Telefon | Vertragsdauer + 3 Jahre | § 195 BGB |
| Einsatz- & Schichtplanung | Schichten, Fahrzeug-/Crew-Zuordnung | 3 Jahre | Betriebliche Nachweispflicht |
| Prüfungen & Störmeldungen | Checklisten, Fotos, Ergebnisse | 6 Jahre | Betriebssicherheit, § 257 HGB |
| Dokumente (Uploads) | Zertifikate, Nachweise, Fotos | Bis Widerruf bzw. Ablauf + 3 Jahre | Art. 6 Abs. 1 lit. b/c DSGVO |
| Benachrichtigungen / Logs | System- und Zugriffsmeldungen | 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Auftragsverarbeiter & Hosting
AresRail wird als eigenständige Instanz betrieben. Eingesetzt werden ausschließlich die folgenden technischen Dienste:
- Hosting der Anwendung und Auslieferung über die Betriebsplattform des Anbieters
- Verwaltete Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher (EU-Region)
- Optionaler E-Mail-Versand für Rechnungen und Systembenachrichtigungen
- Google-Anmeldung, sofern der Nutzer diese Anmeldeart wählt
Cookies & lokale Speicherung
AresRail setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige und funktionale Speichereinträge:
| aresrail_cookie_consent | Speichert Ihre Cookie-Entscheidung | 12 Monate | Notwendig |
| sb-*-auth-token | Anmeldesitzung (Login) | Sitzung / bis Abmeldung | Notwendig |
| aresrail-theme, aresrail-lang | Design- und Spracheinstellung | Lokal, bis Löschung | Funktional |
| aresrail-prefs | Filter- und Ansichtseinstellungen | Lokal, bis Löschung | Funktional |
Ihre Rechte
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Antrag auf Löschung oder Auskunft
Über das folgende Formular können Sie einen DSGVO-Antrag stellen. Der Antrag wird protokolliert und von der Administration innerhalb eines Monats bearbeitet (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wird die Verarbeitung eingeschränkt statt gelöscht.
Kontakt Datenschutz
Anfragen richten Sie bitte an die im Bereich Firmendaten hinterlegte Kontaktadresse des Betreibers oder über das Formular auf dieser Seite.